La Planificación es la primera función de la
administración, y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir. La
planificación incluye seleccionar misiones y objetivos como las acciones para
alcanzarlos; requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre diversos
cursos de acción futuros. Así la planificación provee un enfoque racional para
lograr objetivos preseleccionados.
Objetivo.
Se puede afirmar que la planificación es básica para
las otras funciones de la administración, ya que sin la formulación de un
objetivo no habría para que organizar, nadie para dirigir y nada que controlar.
Los objetivos son de gran importancia para la
administración, pues le dan un sentido, una dirección u orientación a los
esfuerzos aplicado. Estos objetivos, bien definidos, conocidos y planteados de
un modo práctico, tienen fuerza motivadora en sí y por ellos mismos. Por eso se
dice que la sola formulación de un objetivo claro implica obtener ya la mitad
de su cumplimiento.
En muchos casos, si bien existen objetivos, estos se
formulan de un modo vago o ambiguo, sin determinar una meta precisa.
En general son preferibles los Objetivos
Cuantificados. La fijación de objetivos no es un privilegio ni una obligación
exclusiva de los niveles directivos de una organización, sino lo es de todos y
cada uno de los que actúan en ella. Es posible distinguir entre objetivos de la
empresa, de los administradores y de los individuos. Lo importante es que
tengan una orientación común.
La armonización de los objetivos sugiere una cierta
jerarquía entre ellos, así hay objetivos principales y secundarios.
Entonces Planear, consiste en seleccionar y relacionar
los hechos, formular y emplear supuestos respecto al futuro, efectuando
una predicción de actividades necesarias para alcanzar los objetivos o
resultados esperados.
La planificación eficaz se basa en hechos, datos e
informaciones reales y estimadas, pero no en emociones o deseos.
Importancia,
Principios y Limitaciones de la Planificación.
La Planificación es económica, al concentrar las
acciones en un sentido definido. Otro elemento por el cual es importante
planear, es que se evitan o aminoran riesgos innecesarios. Una siguiente razón
es que permite el control de la empresa. Finalmente facilita además la
coordinación de las distintas funciones de la empresa.
Principios.
Para que la planificación sea efectiva, de acuerdo a
los mismos conceptos anteriores, es preciso tener en consideración los
siguientes principios:
1. Flexibilidad: la inflexibilidad de los
planes atenta con su efectividad, ya que si el plan es estático y no se adapta
a los cambios, la planificación se rigidiza, pierde validez y se hace
inoperante.
2. Compromiso: los planes deben ser motivadores para
lograr el compromiso de todos los que intervienen en el proceso y así favorecer
su cumplimiento.
3. Contribución: los planes deben estar
debidamente integrados y encaminados hacia un propósito central.
La planificación falla por sus propios errores, por un
exceso de planificación
y/o por una incertidumbre incontrolable del entorno.
Limitaciones.
Aun cuando el planeamiento es esencial para conseguir
eficiencia en la acción posterior, tiene dificultades y limitaciones que es
útil conocer y considerar.
Una de las críticas que corrientemente se hace a la
planificación, es su poca exactitud en relación con los resultados obtenidos.
Ante esta observación, cabe llamar la atención en que la mayor o menor
exactitud del plan dependerá de los datos considerados para formularlo. En la
medida que éstos sean reales o bien estimados, mejor será el resultado logrado.
Cuando se planifica no se pretende adivinar el futuro;
el proceso en sí contempla ciertos márgenes de error. Lo que realmente interesa
es que dichos márgenes se reduzcan a niveles tolerables y las diferencias que surjan
no sean significativas.
La importancia de la planificación, reside en la predicción
de las variables pertinentes para alcanzarlo.
Otra crítica que se formula a la planificación, la
constituye las dificultades propias que plantea la actividad de planificar,
esto es efectivo, sobre todo cuando no se dispone de antecedente estadístico en
que basar el plan.
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